Veritas er stærsti lyfja- og heilbrigðisvörubirgirinn á Íslandi en 60% af öllum lyfjum landsins fer í gegnum vöruhús félagsins. Hlutverk vöruhúsanna er að taka á móti vörunni, gæðaprófa hana og fylgja eftir þeim ferlum sem gilda um hvern vöruflokk, en miklar gæðakröfur eru gerðar til afgreiðslu lyfja og lækningatækja. Ferlið er rafrænt og viðmið um hitastig eru yfirleitt mjög þröngt skilgreind í tilviki lyfja en framleiðendur ákveða skilgreind mörk og taka ákvörðun um hvort lyfin séu í lagi ef um frávik í flutningi er að ræða.

„Vörurnar þurfa að uppfylla ákveðin skilyrði um merkingar og við fylgjum ströngum kröfum um ástand þeirra. Skipulag og hraði skipta miklu máli í rekstri vöruhúsa því það er alltaf einhver sem situr og bíður á hinum endanum, annað hvort eftir lyfjunum eða vantar varahlut á skurðarborðið. Þrátt fyrir kröfu um hraða afgreiðslu getum við ekki gefið afslátt af ferlunum bara vegna þess að einhver bíður. Við getum hnikað til þegar koma þarf hlutunum í framkvæmd með því að starfsfólk mæti fyrr, vinni lengur og fleiri fari í að vinna verkið til þess að koma vörunni hraðar í gegn, en erum alltaf bundin af gæðakerfinu sem við vinnum eftir,“ segir Oddný Sófusdóttir, deildarstjóri vöruhúsa Distica.

Stoð hefur sinnt samfélagslegri ábyrgð frá upphafi og er mikilvægur hlekkur í heilbrigðisþjónustu fyrir þá sem þurfa á stoð- og hjálpartækjum að halda. Lykilatriðið við að veita þessum mikilvæga hópi þjónustu er í fyrsta lagi að hlusta og greina þarfir skjólstæðinga okkar og í öðru lagi að stofnanir og einkafyrirtæki eins og Stoð vinni þétt og náið saman. „Markmið okkar er skýrt, sem er að tryggja réttindi fólks til aðgengis- og þátttöku í þjóðfélaginu og stuðla þannig að bættum lífsgæðum. Stoð axlar ábyrgð og hefur því uppbyggjandi áhrif á samfélagið“, segir Ólafía Ása Jóhannesdóttir, framkvæmdastjóri Stoðar.

Vistor er samstarfsaðili fjölmargra alþjóðlegra lyfjafyrirtækja og veitir þeim þjónustu við skráningar, sölu- og markaðsmál og klínískar rannsóknir. Félagið hefur líka milligöngu um innflutnings- og dreifingarstarfsemi. Það er mikilvægt samfélagslegt málefni hjá Vistor að tryggja öruggan flutning lyfja og þar með framboð frumlyfja til Íslands. Lögð er áhersla á að fara að alþjóðalögum og eftir mjög nákvæmum siðareglum. Það er mikilvægt að starfsemin sé eins gagnsæ og mögulegt er í samræmi við góða stjórnarhætti og viðskiptatrúnað. Félagið tekur ekki þátt í verkefnum sem geta kastað rýrð á orðspor þess eða dregið úr trausti á starfseminni. Vistor skiptir eingöngu við virta aðila sem fara að ströngustu kröfum, eru leiðandi á sínu sviði og gera því sömu kröfur á Vistor sem viðskiptavin og fulltrúa þeirra á markaði. Þetta á einnig við um önnur dótturfélög samstæðunnar, MEDOR og Artasan.

Artasan er með starfsleyfi frá heilbrigðiseftirliti Garðabæjar til þess að flytja inn og markaðssetja heilsuvörur. Áður en heilsuvörur eru fluttar inn er gengið úr skugga um hvort innihaldsefni séu á lista yfir leyfileg efni og að magn vítamína eða steinefna í þeim daglega neysluskammti sem ráðlagður er á umbúðum vörunnar sé ekki hærri en efri öryggismörk fyrir vítamín og steinefni. Einnig er athugað hvort varan innihaldi efni sem eru skilgreind sem lyf og ef það leikur vafi á því eru þau send til flokkunar hjá viðeigandi eftirlitsstofnun. Áður en markaðssetning hefst þarf að athuga hvort merkingar séu í samræmi við reglur og að fullyrðingar, sem notaðar eru í markaðssetningu, uppfylli reglur.

Ný lög um lækningatæki tóku gildi 2020 (132/2020) og hafa þau áhrif á fyrirtæki innan Veritas samstæðunnar. Innan samstæðunnar var starfandi vinnuhópur með fulltrúum frá hverju fyrirtæki sem sá um að innleiða breytingar á ferlum og kerfum til að uppfylla auknar kröfur um markaðssetningu lækningatækja. Kröfur um markaðssetningu og merkingar eru settar fram í lögunum sem og reglugerðum sem styðja lögin, þ.m.t. reglugerð um notkunarleiðbeiningar sem fylgja lækningatækjum sem ætluð eru almenningi (789/2021). Lyfjastofnun sinnir markaðseftirliti með lækningatækjum og hefur nú þegar gert úttekt á markaðssetningu lækningatækja frá MEDOR og Vistor.

Árið 2021 var sérstakt fyrir margar sakir. Starfsemin var lituð af veiruástandinu stóran hluta ársins og talsverð áskorun fólst í því að finna nýjar leiðir til þess að halda starfseminni gangandi. Fjarvinna var einkennandi fyrir stóran hluta starfseminnar, þrátt fyrir að margir hafi þurft að standa vaktina í húsi. Mikilvægt verkefni á árinu var að leita leiða til þess að hlúa að starfsmönnum í fjarvinnunni eins og árið á undan.

Markmið Veritas og dótturfyrirtækjanna er að þar starfi aðeins besta starfsfólkið sem völ er á hverju sinni. Stefnt er að því að þeir séu ávallt vel menntaðir, rétt þjálfaðir og hæfir til að sinna starfi sínu af fagmennsku, alúð og ánægju. Starfsfólk Veritas samstæðunnar hefur einsett sér að hafa hreinskiptni, framsækni og áreiðanleika að leiðarljósi í öllum sínum störfum. Gildin eru forsenda þess að styrkja traust og stuðla að langtímasambandi á milli fyrirtækjanna, starfsfólksins, viðskiptavina, birgja og samfélagsins. Hér má skoða starfsmannastefnu Veritas í heild sinni.

Farið var í gegnum hátt á fimmta tug ráðningarferla á árinu 2021. Líkt fyrra ári þurfti að vinna hluta ráðningarferla og viðtala í gegnum fjarfundarbúnað sem kallar á aðra nálgun og annars konar undirbúning þar sem stór hluti af hefðbundnu ráðningarferli við eðlilegar aðstæður er að hitta umsækjendur og vera í beinum samskiptum við þá.

Við hjá Veritas leggjum mikið upp úr faglegu ráðningarferli þegar ráðið er í störf innan fyrirtækja samstæðunnar. Viðhalda þarf jákvæðum samskiptum við umsækjendur og tryggja þarf góða upplýsingagjöf í gegnum ráðningarferlið. Farið var í gegnum 44 ráðningarferli á árinu 2021 auk þess sem 30 starfsmenn voru ráðnir í sumarafleysingar og tímabundnar stöður.

Markmið jafnréttisstefnu Veritas og dótturfélaga er að allt starfsfólk félaganna, af öllum kynjum, njóti jafnréttis án tillits til kynferðis, aldurs, trúarbragða, skoðana, þjóðernis, kynþáttar, kynhneigðar, litarháttar, efnahags, ætternis, fjölskyldutengsla eða stöðu að öðru leyti. Allt starfsfólk samstæðunnar skal njóta jafns réttar í hvívetna. Veritas telur að með því að stuðla að jafnrétti fái færni, hæfileikar og þekking allra notið sín í hvetjandi, þægilegu og réttlátu starfsumhverfi.

Jafnréttisstefna Veritas og dótturfélaga tekur til allra þeirra sem starfa hjá samstæðunni, hvort sem um fastráðningu eða tímabundna ráðningu er að ræða. Hluti af jafnréttisstefnu Veritas er að fara reglulega í gegnum jafnlaunaúttekt/jafnlaunavottun, sem framkvæmd er af óháðum utanaðkomandi aðila, ásamt þátttöku og framlagi Veritas til að styðja við sértæk samfélagsleg verkefni tengd jafnrétti, s.s. Jafnvægisvogina.

Forstjóri Veritas ber ábyrgð á að jafnréttisstefnu samstæðunnar sé fylgt eftir og haldið við. Framkvæmdastjórar og deildarstjórar annast eftirlit með að stefnunni sé framfylgt, hver á sínu sviði.

Starfsánægja er einn af mikilvægustu þáttum hvers vinnustaðar. Ánægja starfsfólks endurspeglast í sterkri vinnustaðamenningu og í þeirri gleði sem við viljum að einkenni vinnustaðinn okkar. Reglulega er gerð ítarleg greining á ýmsum þáttum er snúa að starfsánægju, stjórnarháttum og fleiri þáttum sem máli skipta í starfsumhverfinu. Á árinu tóku öll fyrirtæki samstæðunnar þátt í könnun VR, Fyrirtæki ársins. Niðurstaðan var í heild ánægjuleg og skemmst er frá því að segja að Artasan endaði í þriðja sæti í flokki lítilla fyrirtækja.

Félagslegir viðburðir hafa verið einkennandi fyrir vinnustaðamenningu samstæðunnar um langt skeið. Reglulegir viðburðir í dagatali hvers árs hafa verið árshátíð, haustfagnaður, hreinsunardagur, hópefli og metnaðarfull jóladagskrá svo eitthvað sé nefnt. Eins og árið á undan gerði veiruástandið okkur erfitt fyrir í þessu tilliti á árinu og þurftum við að fresta mörgum stórum viðburðum. Engu að síður opnaðist gluggi fyrir haustfagnað sem haldinn var með metnaðarfullum hætti í október. Jólatónleikarnir voru á sínum stað, en í þetta skipti var það Jóhanna Guðrún sem flutti fyrir okkur jólatónlist við hátíðlega stund í Dómkirkjunni í Reykjavík. Stór hluti af upplýsingamenningu fyrirtækisins eru reglulegir starfsmannafundir (föstudagsfundir) sem haldnir eru annan hvern föstudag fyrir samstæðuna í heild og á móti eru haldnir fundir félaga annan hvern föstudag. Á fundunum er farið yfir þau mál sem efst eru á baugi hverju sinni í starfsemi fyrirtækja samstæðunnar.

Fræðsla og þjálfun hafa skipað stóran sess í starfsemi okkar. Við trúum því að aukin fagleg þekking og fræðsla leiði af sér sterkara og öflugra starfsfólk, sem kemur bæði starfsfólki og fyrirtækinu til góða. Nýliðafræðsla og gildavinna nýliða eru dæmi um fræðslu sem við höfum ekki náð að gera fyllilega skil í ár sökum samkomutakmarkana. Í september opnaðist samt sem áður gluggi fyrir stjórnendaþjálfun þar sem u.þ.b 40 manna stjórnendahópur samstæðunnar kom saman og farið var yfir helstu áskoranir stjórnandans ásamt því að lagðar voru línur fyrir nýja þjónustustefnu samstæðunnar. Fjöldi námssamninga eru í gildi við starfsfólk sem  nýtur fjárstyrks frá fyrirtækinu til lengra náms. Til að varpa ljósi á það viðamikla fræðslustarf sem fram fer innan samstæðunnar má nefna að á árinu fengu öll félög samstæðunnar afslátt af iðgjaldi í Starfsmenntasjóð VR að uppfylltu skilyrði um fjölda fræðslustunda og hlutfalls launa sem greitt er í fræðslu og þjálfun starfsfólks.

Starfsmannahandbók uppfærð á árinu

Starfsmannahandbók var uppfærð á árinu. Í handbókinni koma fram ýmsar hagnýtar upplýsingar er varða vinnustaðinn. Þar má nálgast upplýsingar um gildi samstæðunnar, starfsmannastefnu, jafnréttisstefnu, siðareglur, umhverfisstefnu, ásamt stefnu og viðbragðsáætlun vegna eineltis og áreitni á vinnustað.

Í starfsmannahandbókinni er einnig að finna upplýsingar sem snúa að daglegu starfi, s.s. starfsmannasamtölum, innri upplýsingavef, starfsmannafundum, upplýsingaöryggi, fundarsölum og mötuneyti, svo eitthvað sé nefnt.

Samkeppnishæf laun

Laun: Það er markmið Veritas að greiða samkeppnishæf laun miðað við það sem greitt er fyrir sambærileg störf á vinnumarkaði. Árlega tekur Veritas þátt í könnuninni „Markaðslaun á Íslandi“ og í framhaldi eru gerðar launagreiningar fyrir öll störf innan samstæðunnar. Við viljum að launasamræmi sé á milli sambærilegra starfsflokka innan samstæðunnar og að jafnræði sé í launum óháð kyni. Veritas samstæðan er handhafi gullmerkis jafnlaunaúttektar PWC en farið var í gegnum þá úttekt árið 2020. Vinna hófst á árinu við jafnlaunavottun og er Distica fyrsta fyrirtæki samstæðunnar til að fara í gegnum vottunina. Forúttekt jafnlaunavottunar fyrir Distica fór fram í desember 2021 og var án athugasemda. Stefnt er á að Distica, Veritas, Vistor og Stoð verði komin með jafnlaunavottun í lok árs 2022 og Artasan og MEDOR í lok árs 2023.

Við ráðningar í störf fylgjum við í hvívetna lögum, reglum og kjarasamningum. Við könnum hugsanleg hagsmunatengsl og gætum þess að málefnaleg sjónarmið liggi að baki vali á starfsmönnum. Sjá nánar um réttindi starfsmanna í siðareglum félagsins.

Við greiðum 20% af launum í fæðingarorlofi og gerum samninga við starfsfólk um styrki til náms. Veritas starfar samkvæmt ákvæðum gildandi kjarasamninga hverju sinni er heyra undir Samtök atvinnulífsins og viðkomandi stéttarfélag. Stærstur hluti starfsfólks samstæðunnar, eða um 70%, er félagsmenn í VR en starfsfólkið er einnig félagsmenn fagstéttarfélaga, s.s. Lyfjafræðingafélags Íslands, Verkfræðingafélags Íslands, Félags íslenskra hjúkrunarfræðinga, Félags íslenskra náttúrufræðinga og Rafiðnaðarsambands Íslands, svo eitthvað sé nefnt. Einhverjir starfsmenn hafa kosið að standa utan stéttarfélaga.

Eflum heilbrigði starfsmanna

Hjá Veritas viljum við stuðla að hreyfingu og öðrum heilsueflandi þáttum meðal starfsfólks. Árlega er starfsfólki veittur líkamsræktarstyrkur í formi endurgreiðslu á t.d. líkamsræktarkortum, sundkortum og annars konar heilsueflingu.

Fyrirtækið tekur jafnan þátt í heilsueflandi verkefnum, eins og Hjólað í vinnuna og Lífshlaupinu. Í slíkum verkefnum hafa verið settar upp innanhússkeppnir á milli fyrirtækja og verðlaun veitt fyrir besta árangurinn. Veritas tekur jafnframt þátt  í Reykjavíkurmaraþoni Íslandsbanka á hverju ári þar sem markmiðið er m.a. að styrkja gott málefni. Sérstök undirbúningsnefnd starfar í aðdraganda maraþonsins og hefur sú nefnd m.a. það hlutverk að standa við bakið á þátttakendum, útbúa æfingaplön, standa fyrir reglulegum æfingum, kynningum o.fl.

Á árinu bauð Veritas starfsfólki sínu upp á golfkennslu sem lauk með golfmóti bæði fyrir nýliða og lengra komna.

Árlega er starfsfólki boðin bólusetning við inflúensu, en það hefur notið mikilla vinsælda.

Virðing og réttindi

Í siðareglum Veritas kemur fram að leitast sé við að koma fram af virðingu og umburðarlyndi við starfsfólk og viðskiptavini fyrirtækisins. Áreitni, einelti eða baktal er aldrei liðið og á að tilkynna til yfirmanna eða mannauðsstjóra. Starfsfólk er metið að verðleikum og leitast er við að viðhalda fjölbreytni.

„Við mismunum t.d. ekki á grundvelli kynferðis, uppruna, trúar- eða stjórnmálaskoðana. Við veitum starfsfólki af báðum kynjum tækifæri til aukinnar ábyrgðar og framgangs í starfi. Við leitumst við að koma í veg fyrir vinnuslys og verndum andlesga og líkamlega heilsu starfsmanna. Við tryggjum góðar vinnuaðstæður fyrir starfsfólk, virðum félagafrelsi og hvetjum starfsfólk til að kynna sér sinn samningsbundna rétt. Við styðjum og framfylgjum mannréttindasáttmála Sameinuðu þjóðanna og Alþjóða vinnumálastofnunarinnar. Við virðum hámarksvinnustundir og umsamin lágmarkslaun. Við samþykkjum ekki og stöndum gegn nauðungarvinnu, mansali og barnaþrælkun. Við stuðlum að jafnvægi milli vinnu og einkalífs,“ segir orðrétt í siðareglum Veritas.

Unnin voru lokadrög að nýrri þjónustustefnu fyrir Veritas og dótturfélög sem felur í sér skilgreiningu á þörfum viðskiptavinarins ásamt upplifun þeirra á þjónustu fyrirtækja samstæðunnar. Við viljum að viðskiptavinir líti á Veritas sem fyrsta valkost út frá þjónustu og faglegri starfsemi. Með nýrri þjónustustefnu viljum við skapa enn betri þjónustumenningu sem á að endurspeglast í öllum okkar daglegu störfum undir kjörorðunum:

-Góð upplifun: Við veitum góða þjónustuupplifun þar sem markmiðin eru skýr og raunhæf

-Eitt lið: Við erum eitt lið þar sem þjónustuferli eru hönnuð og þeim breytt með þarfir viðskiptavina og okkar að leiðarljósi

-Snjallar lausnir: Þjónustan er skilvirk og upplýsingatækni er nýtt til hins ýtrasta með snjöllum lausnum.